Digital Time - Smarte Arbeitszeiterfassung für mehr Effizienz

DigitalTime unterstützt Unternehmen bei der digitalen Erfassung der Arbeitszeit. Ob im Büro, auf dem Weg zum Geschäftstermin oder Arztbesuch: Die webbasierte Anwendung ermöglicht eine einfache und schnelle Zeit- und Pausenerfassung in Echtzeit. Seit 2016 nutzen bereits 200 User die App, um mehr als 500.000 Zeiteinträge kontinuierlich im Blick zu behalten.

Im hier vorgestellten Beispiel wurde mit DigitalTime ein offlinefähiges und benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem implementiert, das die bestehende, längst veraltete Lösung ersetzte. Das Ziel des Projektes lag dabei in der Optimierung der User Experience der Mitarbeitenden sowie des HR-Teams. Anstatt die Zeiterfassung als eigenen Punkt auf der Tagesordnung zu betrachten, galt es, die Bedingungen für die Einführung eines durchgehend laufenden Zeiterfassungsprozesses zu schaffen.

Projekt

  • Einführung einer mobilen Zeiterfassung

 

susietec® Produkte/Plattformen

  • DigitalTime
  • Windows, Android, iOS

 

Service

  • Consulting
  • Schnittstellenanbindung
  • Service und Support

Herausforderung

  • Optimierung der User Experience im Team
  • Unternehmensinternes, veraltetes System zur digitalen Zeiterfassung
  • Abhängigkeit der vorhandenen Lösung von anderen Systemen

 

Lösung

  • Einführung eines on-/offline-fähigen Stand-Alone System
  • Implementierung von Funktionen zur Admin-Verwaltung, Leistungs-, Reisekosten sowie Lohnkostenabrechnung etc.
  • Kontinuierliche Erfassung der Arbeitszeit in Echtzeit

 

Ergebnis

  • Interne Prozessoptimierung durch schnellere Zeiterfassung der Mitarbeitenden
  • Schnellere Erkennung von fehlenden Informationen
  • Vollständige Integration in die Systemlandschaft der Fill GmbH
Mit der Einführung von DigitalTime eröffneten sich neue Möglichkeiten, um die digitale Zeiterfassung so einfach, effizient und transparent wie möglich zu gestalten.

Technische Details des Projektes

Als international tätiges Familienunternehmen mit Sitz in Gurten/Österreich besitzt die Fill GmbH mehrere Standorte weltweit. Für den Zeiterfassungsprozess ergibt sich daraus die Notwendigkeit einer einfachen Anpassung des Systems an unterschiedliche Zeitzonen, gesetzliche Gegebenheiten, Feiertagsregelungen oder Sprachen.

Auf das bis dato verwendete, selbst erstellte Onlinesystem aus den frühen 2000er Jahren konnte nur mit einer bestehenden Internetverbindung zugegriffen werden. Insbesondere in den Niederlassungen in China und Mexiko lag darin ein Problem. Nicht nur die fehlende Offlinefähigkeit, sondern auch die Abhängigkeit zu anderen ERP Systemen deutete darauf hin, dass die bestehende Lösung längst veraltet war. So kam es in Verbindung mit anderen Systemen häufig zu Ausfällen oder Problemen. Darüber hinaus erschwerte die Vielzahl an selbst erstellten Exceltabellen mit zur Auswertung und Berechnung von beispielsweise Auftragszeiten oder Abrechnungen die übersichtliche Dokumentation und Verwaltung von erbrachten Arbeitszeiten sowie Lohn- oder Reisekosten.

Mit der Einführung von DigitalTime eröffneten sich neue Möglichkeiten, um die digitale Zeiterfassung so einfach, effizient und transparent wie möglich zu gestalten. So fungiert die digitale Anwendung als „zentrale Datendrehscheibe“ für den Zeitbuchungsprozess.

 

Customer Benefits

Die Optimierung der Reisekostenabrechnungen führte zu einer deutlich höheren Mitarbeiterzufriedenheit im gesamten Unternehmen. So lassen sich entstandene Reisekosten dank DigitalTime aliquot zum Monatsende
auszahlen – auch wenn sich die Mitarbeiter noch auf Dienstreise befinden.

DigitalTime erleichtert den Zeiterfassungsprozess nicht nur für die Mitarbeiter der Fill GmbH. Auch Leasing-Mitarbeitern erledigen ihre Zeitbuchungen über DigitalTime, sodass kein separates System benötigt wird.

Die umfassenden Monitoring- und Controlling-Funktionen von DigitalTime ermöglichen der HR-Abteilung von Fill GmbH eine effiziente, schnell und übersichtliche Verwaltung und Kontrolle sämtlicher zeiterfassungsrelevanter Buchungen und Tätigkeiten. So bietet DigitalTime zahlreiche Möglichkeiten, um vollständig und langfristig in die Systemlandschaft der Fill GmbH integriert zu werden.

Spannende Kennzahlen aus Kundensicht

  • 95 Prozent der Zeiteinträge werden ontime verarbeitet
  • 1.200 Mitarbeiter nutzen DigitalTime
  • 80.000 Zeiteinträge im Monat
  • 1.000 Teambuchungen im Monat
  • Aliquote Auszahlung der Reisekosten zum Monatsende

 

Über die Fill GmbH

Die Fill GmbH ist ein international tätiges Unternehmen für den Sondermaschinen- und Anlagenbau mit Hauptsitz im österreichischen Gurten. Seit 1966 ist das familiengeführte Unternehmen in unterschiedlichen Industriebereichen,
darunter die Automobil-, Luftfahrt-, Sport- und Bauindustrie, tätig.

Mit Niederlassungen in Österreich, China und Mexiko sowie 950 Mitarbeitenden zählt die Fill GmbH zu den führenden Anbietern von individuellen Komplettlösungen in der digitalen und realen Welt in den Geschäftsfeldern Automotive, Aerospace, Sport, Energy, Holz und Bau.

Mehr Informationen erhalten Sie über
www.fill.co.at

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Stefan Eberhardt
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